28.11.2019 218

Играть на опережение

Как настроить систему контроля бизнеса по слабым сигналам

Книга известного американского кризис-менеджера начинается так: «Если вы генеральный директор, вам повезло, что мы не встретились. Потому что, когда в вашу компанию приду я, вас уволят».

И это правда: в 73 % компаний, испытывающих финансовый кризис, восстановительные меры начинаются с увольнения директора. И не потому, что ищут «мальчика для битья», освобождают место для кризис-менеджера или этого требует закон о банкротстве.

Причина проста: считается, что хороший директор не доведёт компанию до кризиса. Он заметит сигналы ослабления бизнеса задолго до того, как возникнет серьезная проблема. Контроль по слабым сигналам позволит принять превентивные меры и предотвратить спад.

Итак, настраиваем систему контроля бизнеса по слабым сигналам в четыре шага.

1. Формируем список ключевых показателей деятельности

Вы знаете, что на «Амазоне» продаётся книга, одно название которой заставляет задуматься: «15 тысяч KPIs»? Если подходить к выбору показателей для контроля бизнеса без системы, наверняка хотя бы 500 покажутся нам важными. Даже не пытайтесь применить их все, если не хотите утонуть в деталях.

Во-первых, KPIs должно быть немного (примерно 30). Во-вторых, они должны сфокусировать ваше внимание на действительно важных вопросах. В-третьих, это не могут быть только финансовые показатели, как часто бывает.

Этим требованиям идеально соответствует система сбалансированных показателей — инструмент, изначально созданный именно для формирования набора контрольных метрик.

Задайте себе последовательно четыре вопроса.

  1. Каких финансовых целей мы должны достичь (держите в уме генеральную цель — рост дохода владельца бизнеса)? По каким показателям можно оценить, что мы их достигли?
    Например, цель на ближайший год — рост выручки на 30 %. Возможный KPI — «темп роста выручки» или «выполнение плана по выручке». Внимание: мы обсуждали в одной из статей, почему рост выручки не должен быть единственной целью.
  2. Какое предложение следует сделать клиентам, чтобы достичь этих целей? Помните: мы предлагаем клиентам не только продукт, но и сервис и коммерческие условия. По каким показателям можно оценить, что наше предложение отвечает ожиданиям клиентов?
    Например, мы обещаем постоянное наличие товара категории А. Возможный KPI — «уровень сервиса», «процент отказов из-за отсутствия товара», «клиентская удовлетворённость постоянным наличием товара».
  3. Какие процессы критически важны для создания этого клиентского предложения? По каким показателям можно оценить, что эти стратегические процессы работают не только результативно, но и эффективно (с минимальными затратами)?
    Например, стратегический процесс для обеспечения бесперебойного наличия товара для продажи — управление запасами. Возможный KPI — «выручка, упущенная в связи с отсутствием товара», «средневзвешенное количество дней отсутствия товара» и т. п.
  4. Персонал с какими компетенциями необходим для осуществления этих процессов? По каким показателям можно оценить, что у нас работает именно такой персонал?
    Например, для управления товарными запасами требуется менеджер, умеющий точно прогнозировать спрос, KPI — «точность прогнозирования продаж».

Как видите, список KPIs действительно сбалансирован: включает в себя не только финансовые показатели. Эти показатели сфокусированы на том, что действительно важно: достигает ли компания своих финансовых целей и реализует ли свою стратегию.

2. Дополняем перечень KPIs показателями слабых сигналов

У KPIs, которые мы сформировали на предыдущем этапе, есть серьёзный недостаток: они показывают то, что уже произошло. И неудовлетворительные значения показателей — состоявшийся факт: не выполнен план по выручке, товар категории А отсутствовал на складе, из-за этого упущен товарооборот и т. д. Невозможно «отмотать назад», чтобы предотвратить потери.

Система контроля, построенная исключительно на показателях результата, не позволяет выявлять наступающие проблемы заранее.

Хотите управлять по слабым сигналам? Добавьте к каждому KPI, выбранному на предыдущем этапе:

  1. Показатели факторов, которые влияют на KPI (факторы первого уровня).
    Например, от чего зависит выручка в вашем бизнесе? От количества транзакций и среднего чека (можете выбрать более подходящие для вашей ситуации показатели).
  2. Показатели факторов, влияющих на факторы (факторы второго уровня).
    Например, от чего зависит количество транзакций? От количества лидов и конверсии лида в сделку.
  3. Показатели рисков. Каким нежелательным для компании способом можно «накрутить» KPI?
    Например, чтобы увеличить выручку, можно:
    a). Отгрузить товар злостным неплательщикам — одновременно с выручкой вырастет просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ). Показатель риска: доля ПДЗ в ДЗ.

    б). Чрезмерно нарастить долю одного-двух клиентов — это приведёт к чрезмерной зависимости компании от этих клиентов. Показатель: доля топ-10 клиентов в продажах.
    в). Привлечь слишком большой объём заёмного финансирования — вырастет финансовая зависимость бизнеса. Показатель: коэффициент финансовой независимости. 

Теперь у вас есть перечень контрольных показателей, которые действительно позволяют видеть бизнес насквозь и улавливать ранние признаки возникновения проблем:

  • KPIs для контроля финансовых целей, клиентской удовлетворённости, стратегических процессов, качества персонала.
  • Показатели факторов первого и второго уровня, влияющие на эти KPIs.
  • Показатели рисков.

Вас не должно смущать кажущееся большим количество показателей. Вам придётся анализировать не все, а только те, что отклоняются от плана или демонстрируют отрицательную динамику. Обычно такие показатели в отчёте выделяются красным цветом.

Грозит ли спад вашему бизнесу?
Получите чек-лист для оценки устойчивости компании к кризису

3. Настраиваем отчёт

К счастью, закончилось время, когда руководитель получал отчёт раз в неделю на совещании, а его подчинённые тратили часы на подготовку этого отчёта.

Сегодняшние технологии позволяют получать информацию в режиме реального времени, в удобной форме, с возможностью интерактивного просмотра.

Обратите внимание на системы бизнес-аналитики класса BI (business intelligence), которые позволят вам перестать зависеть от аналитиков, программистов и самостоятельно настраивать любые формы интерактивных отчётов.
Настройте единый дэшборд для топ-менеджеров по той технологии, которую мы обсудили.

Это позволит:

  • Устранить проблему разных данных. Вы наверняка сталкивались с ситуациями, когда каждый сотрудник приходит на совещание со своей «табличкой Excel» и половину времени вы тратите на обсуждение, чьи цифры верны.
  • Экономить ресурсы на подготовку отчётов. Менеджеры должны тратить время не на построение табличек и проверку формул, а на обдумывание предложений и действий по улучшению показателей.
  • Сформировать единое понимание текущей ситуации, а также корневых причин и слабых сигналов недостижения слабых результатов.
  • Главное — у вашей команды будет чёткое понимание целевых показателей, по которым оценивается деятельность компании.
    Помните: вы получаете то, что измеряете. А применив эту технологию, вы будете измерять то, что ведёт компанию к достижению финансовых целей.

4. Принимаем решение и действуем

Будь вы даже на верной дороге, вас переедут, если вы будете просто сидеть на ней. Самый лучший и точный отчёт не защитит бизнес, если менеджмент не будет принимать решения и действовать на основании полученных данных.

Итак, мы рассмотрели пошаговый процесс постановки системы контроля бизнеса по слабым сигналам.

На первый взгляд задача может показаться непростой. Вам показалось верно: её решение требует усилий. Но взамен вы увидите свой бизнес насквозь, а ведь именно с этого начинается эффективное управление.

Контроль бизнеса по слабым сигналам — один из 4 шагов технологии Turnaround, широко применяемой в мире для вывода бизнеса из четырёх проблемных состояний:

  • Спад
  • Стагнация
  • Потеря рыночной доли
  • Низкий акционерный доход.

Хотите внедрить контроль по слабым сигналам? Держать руку на пульсе вашего бизнеса и блокировать проблемы в зародыше? Сформировать отчетность, которая позволит действительно видеть бизнес насквозь? 

Приглашаем вас на тренинг
«СКВОЗНАЯ БИЗНЕС-ДИАГНОСТИКА: 10 зон потери прибыли».

Обратный звонок
разрешаю обработку персональных данных
Запись на тренинг
разрешаю обработку персональных данных